ذهن زیبا

و افضل تر در اینکه امیرالمومنانعلی (ع) با توجه به اهمیت زمان در برنامه ریزی ، به تقسیم وقت به محدوده های مشخص پرداختند و می فرمایند :مؤمن شبانه روز خود را به سه قسمت تقسیم نماید : بخشی برای نیایش و عبادت پروردگار ، بخشی برای اشتغال و تأمین نیازهای زندگی و بالاخره بخشی برای استراحت و واداشتننفس و لذاتحلال و زیبایی های مطلوب به جهت آمادگی برای فعالیتی مجدد . و یا اینکه در جای دیگر می فرماید: فرصت همچون ابر گذرنده می گذرد ، پس فرصتهاینیکو را از دست ندهید .

با این شرح مختصر پیداست که زمان و زمان شناسیالفبای برنامه ریزی است . اساس مدیریت زمان بر اثربخشی اوقات استوار است ، به دفعات پیش آمده است که گفته اندفلان کار در فلان زمان بهتر صورت می پذیرد و یا بعضی از فعالیتها در زمانهای مشخص ، بهینه تر نتیجه می دهند و یا اینکه بعضی زمانها برای برخی تلاشها لذت بخش تر است و می دانیم که زمان محدود ، زود گذر و پرشتاب است و کنترل آن بسیار سخت . گاهی احساس می کنیم امروز وقت اندک است ولی فردا وقت کافی داریم وقتی فردا می رسد مثل همیشه سر ما شلوغ است و وقت کم می آوریم بنظر می رسد اگر بتوانیم فعالیتهای هدر دهنده زمان را بشناسیم و آن را حذف کرده و یا حداقل کاهش دهیم بطرفمدیریت و کنترل زمان حرکت کرده ایم . بنظر می رسد که زمان نیز مثل طلا باید محافظت شود و همچون پول مدیریت گردد . این موضوع در مورد کسانی که به عنوان بخشی از فرایند مدیریت در خانواده ، مدارس و سازمان دولتی و خصوصی فعالیت مینمایند بسیار اهمیت دارد، زیرا در بسیاری موارد افراد در موقعیتهای مدیریتی به گذر زمان ، نحوه استفاده از آن و یا عوامل هدر دهنده زمان چندان وقعینمی گذارند و خود را مشغول فعالیتهاییمی کنند که چندان اهمیت ندارد .

� سعدیا دی رفت و فردا همچنان موجود نیست ����در میان این و آن فرصت شمار امروز را �

در میان مباحث شیرین مدیریت زمان از قبیل تعریف مدیریت زمان ، اعمال مدیریت موفق در زمان ، مشکلات مدیریت زمان ، تجزیه و تحلیل وظائف ، سازماندهی ، ایجاد نظم و ترتیب و کنترل فعالیتهای تلف کننده زمان . فقط باختصاردو موضوع اعمال مدیریت موفق در زمان و کنترل فعالیتهای تلف کننده زمان پرداخته و مطالبی را فهرست وارذكرمی نمایم .

الف ) اعمال مدیریت موفق در زمان :

1- توجه به برنامه ریزی 2- توجه به اولویت 3- توجه به انرژی فردی 4- دفع الوقتکردن .

در توجه به انرژی فردی باید عنوان نمایم برای اینکه کاری در موعد مقرر انجام گیرد باید برای خود فشار مثبت ایجاد کنیم این امر باعث می شود که براساس تعهدات اخلاقی ، کارها را در موعد مقرر انجام دهیم . برای تعیین موعد 3 فن وجود دارد :

1- برآوردن زمان انجام کار 2- واقع گرا بودن 3- پاداش دادن . یعنی پس از انجام کار براساس تعهداتیکه ایجاد می کنیم به خود پاداش بدهیم .

و در بحث دفع الوقتکردن باید اذعان نمایم که تعلل ، ناشی از عدم آگاهی نیست بلکه نوعی اختلال رفتاری است که پنج نشانه می توان برای آن برشمرد :

1- سرگردانی ذهنی و پریشان احوالی و به کارهای پوچ فکر کردن .

2- از بین بردن تمرکز ذهنی خود به طور داوطلبانه .

3- داشتن انحرافات سریع . یعنی با هر اتفاق کوچک و بی اهمیت از کار مهم خود بازماندن .

4- پرداختن به کارهای فرعی .

5- در انجام دادن یک کار از جمله � نمی توان کاری کرد � استفاده کرد .

اما چگونه می توان از تعلل در امور جلوگیری کرد ؟

1-    تمرین ذهنی . یعنی هر روز در ذهن خود مرور کنیم امروز چه کارهایی را می خواهیم انجام دهیم و در پایان روز چه کارهایی باید انجام شده باشد . این تمرین باعث می شود که از زمان استفاده بیشتری ببریم .

2-    انجام دادن کارهای ناگوار از نظر ما ، که واقعاً هم ناگوار نیست .

3-    ایجاد تعهد کردن برای خود به صورت رسمی و غیر رسمی .

و برای خوب انجام دادن هر کاری دو شرط وجود دارد :توان و تمایل

ب) کنترل فعالیتهای تلف کننده زمان :

غلبه بر وقفه های کاری :

1-    از طریق اشخاص که ناخواسته به سراغ مان می آیند بدون اینکه دعوت شوند و می توانیم در چنین مواقعی بدون اینکه مکدرشانکنیم از پذیرششانمعذور باشیم ، با نگاه کردن به ساعت دست و دیوار به نوعی آنها را متوجه کنیم که ما کار داریم .

2-    از طریق تلفن ، مکالمات تلفنی غیر ضرورو دامنه دار و بیان مسائل و مشکلات شخصی و خانوادگی و حاشیه ای در مکالمات تلفنی در اوقات اداری که بواقعنیازی به اینگونه مکالمات در تلفن نمی بینیم و می توانیم تلفن ها را دسته بندی نموده و فقط به تلفن های ضروری پاسخ داده و به مخاطبان مان بگوئیم که در اسرع وقت با شما تماس حاصل خواهد شد و با این بیان از مکالمات غیر ضرورجلوگیری کرده و به وقفه های کاری غلبه کنیم .

3-    از طریق خودمان :نکته عجیب اینکه ما خود بزرگترین علت گسیختگی و قطع کار خودمان هستیم . مثلاً گاهی خودمان در محیط کار از افراد دعوت میکنیم که دقایقی به صحبت کردن بپردازیم آمدن دوست و رفیق همان و ساعتها در کنار هم اوقات به بطالت گذراندن همان و بواقعما خود کار را قطع کردیم و به حاشیه رفته ایم و زمان را نادیده گرفته ایم باید بدانیم و درک کنیم که هیچگاه خود عامل هدر دادن وقت و زمان نباشیم باید بر وظایف محوله بطور کامل تمرکز کرده و بطور فوریت همان کاری که وظیفه ماست انجام دهیم برای غلبه وقفه کاری در این شرایط می توانیم در محیط کار خودمان را از دیگران پنهان کنیم ، در دفتر خود را ببندیم ، تلفن را از پریز بکشیم ، از چای خوردن پرهیز کنیم و ... .

4-    کاغذ بازی : استفاده از کاغذ در پیشبرد هدفهای سازمان و تسهیل ارتباط نقش مهم و اساسی دارد وقتی از کاغذ استفاده می کنیم لازم است بمنظور صرفه جویی در وقت از آن به عنوان یک ابزار سازنده استفاده کنیم در موقع استفاده از کاغذ لازم است موارد زیر را رعایت کرده تا وقت ما هدر نرود :

1-    در هنگام نوشتن افکار خود را منظم و متمرکز کنیم .

2-    مطالب را بطور واضح بنویسیم .

3-    دستورات خاص و مهم را در ابتدای نامه تایپ کنیم .

4-    واژه ها و اسامی غیر معمول را کاملاً دقیق بنویسیم .

5-    علامت گذاری را در نامه مشخص کنیم .

و نیز برای جلوگیری از فعالیتهای تلف کننده زمان به اصول زیر در محیط اداری پای بند باشیم :

- اجرای اصل بهره وریدر سازمان ( بهبود روشها ) .

- داشتن مسئول دفتر یا فردی که پاسخگوی مراجعین باشد .

- تمرکز زدایی و تفویض اختیارات ، تعیین هدف ، برنامه ریزی .

- کنترل و نظارت داشته باشیم .

- پاسخ های کوتاه و صریح به مراجعین بدهیم .

- اجرای اتوماسیوناداری جهت سرعت بخشیدن به کار را تقویت کنیم .

- فرهنگ سازی سازمانی را دنبال کنیم .

- آموزش های تخصصی و کاربردی افراد تحت پوشش را همواره مد نظر قرار دهیم .

- از بکار گیری افراد غیر متخصص در رده های شغلی قویاً پرهیز کنیم .

- و نهایتاًاز جلسات غیر ضروری قویاً پرهیز نمائیمکه در جمیع جهات رعایت آنچه که به اختصار بدان اشاره شد از فعالیتهای تلف کننده زمان تا حدودی جلوگیری کرده ایم . با امید به اینکه برداشتهاو بیان شرح موارد برای این حقیر و دوستان مؤثر باشد .